Электронный документооборот (ЭДО) становится всё более популярным среди организаций, и это неудивительно. В отличие от бумажных документов, которые требуют времени на доставку и оформление, подписывать и отправлять электронные версии в десятки раз быстрее. Поэтому в мире бизнеса, где «время = деньги», ЭДО как нигде актуально. И для многих селлеров маркетплейсов этот инструмент уже стал неотъемлемой частью ежедневных операций.
В статье рассказываем о системе ЭДО на Ozon: как она работает, чем отличается от ЭДО на других платформах, как селлеру подключиться к ней и в каких случаях использовать.
В статье рассказываем о системе ЭДО на Ozon: как она работает, чем отличается от ЭДО на других платформах, как селлеру подключиться к ней и в каких случаях использовать.
Что такое ЭДО и чем отличается на Озон
Как понятно из названия, электронный документооборот — это электронная система для работы с документацией, которая освобождает от необходимости использовать бумажные документы.
Электронные документы при отправке проходят через одобренного ФНС РФ оператора, к которому подключен предприниматель. Этот оператор проверяет документ на соответствие законодательству и подтверждает легитимность электронной подписи на нем. Если в документе должны быть подписи двух сторон, то получатель также подписывает его своей электронной подписью.
Как понятно из названия, электронный документооборот — это электронная система для работы с документацией, которая освобождает от необходимости использовать бумажные документы.
Электронные документы при отправке проходят через одобренного ФНС РФ оператора, к которому подключен предприниматель. Этот оператор проверяет документ на соответствие законодательству и подтверждает легитимность электронной подписи на нем. Если в документе должны быть подписи двух сторон, то получатель также подписывает его своей электронной подписью.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — подпись, которой предприниматель подписывает электронные документы. Чтобы получить электронную подпись, нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Список таких центров можно найти на сайте Минцифры России.
Оформлять ЭДО каждому селлеру озон не обязательно. Маркетплейс требует подключиться к системе только следующие категории продавцов:
Однако остальные продавцы при желании также могут подключиться к ЭДО. Это сделает процессы документооборота удобнее, поскольку:
Оформлять ЭДО каждому селлеру озон не обязательно. Маркетплейс требует подключиться к системе только следующие категории продавцов:
- торгующих маркированными продуктами
- продающих ювелирные изделия
- тех, кто поставляет продукцию в распределительные центры, дарксторы или на склад «Хоругвино».
Однако остальные продавцы при желании также могут подключиться к ЭДО. Это сделает процессы документооборота удобнее, поскольку:
- ЭДО помогает отслеживать статус документов. В системе Ozon и у оператора ЭДО можно отслеживать статус каждого документа: отправлен, подписан, отклонён и т.д.
- Вся документация хранится в архиве. Все бумаги, подписанные через ЭДО, автоматически хранятся в электронном архиве. Вы можете в любой момент найти необходимый документ.
- Вы тратите меньше денег и времени на документооборот. Входящие документы обходятся предпринимателю бесплатно, а исходящие в 5-7 раз дешевле, чем при отправке физического документа. Кроме того, ЭДО позволяет гораздо быстрее согласовывать процессы. Например, вам необходимо согласие контрагента на отгрузку товаров. Если вы используете ЭДО, то можете получить согласие в течение нескольких минут, а не дожидаться несколько дней, пока документ дойдет до получателя и подписанный вернется обратно.
Рассмотрим также, чем отличается ЭДО для озон и чем еще может быть полезен селлерам.
1) Выбор операторов. Для работы через ЭДО необходимо выбрать оператора, который предоставляет услуги электронного документооборота. Ozon работает с двумя операторами — СберКорус (Сфера.Курьер) и Контур.Диадок — поэтому селлер может выбрать наиболее подходящего для себя. На других маркетплейсах выбор операторов может быть ограничен.
Если вы уже подключены к другому оператору, то чтобы работать с Ozon, вам нужно будет либо поменять оператора, либо настроить роуминг — чтобы передавать документы между разными операторами. Подключение роуминга занимает 5-10 дней. Чтобы настроить роуминг, обратитесь в техподдержку вашего оператора и попросите подключить вас к Ozon.
2) Автоматическая интеграция с системой Ozon. Документы, переданные через ЭДО на Ozon, автоматически синхронизируются с внутренней системой маркетплейса. Это упрощает процесс обработки документов и делает его быстрее и удобнее. Вам не придется вручную вносить данные из документации на платформу маркетплейса. У некоторых других площадок могут быть задержки или необходимость ручной интеграции.
3) Гибкость в документообороте. Ozon позволяет работать с разными типами документов (акты, счета-фактуры, накладные) и быстро обмениваться ими через ЭДО. На других площадках виды документации для электронной работы могут быть ограничены.
4) Удобно работать селлерам любого масштаба. Ozon предлагает интуитивные инструменты для работы с ЭДО — услуги бухгалтера не понадобятся. С системой справятся новички и небольшие магазины на Ozon. На других платформах ЭДО может быть более сложным: для его настройки понадобится время.
1) Выбор операторов. Для работы через ЭДО необходимо выбрать оператора, который предоставляет услуги электронного документооборота. Ozon работает с двумя операторами — СберКорус (Сфера.Курьер) и Контур.Диадок — поэтому селлер может выбрать наиболее подходящего для себя. На других маркетплейсах выбор операторов может быть ограничен.
Если вы уже подключены к другому оператору, то чтобы работать с Ozon, вам нужно будет либо поменять оператора, либо настроить роуминг — чтобы передавать документы между разными операторами. Подключение роуминга занимает 5-10 дней. Чтобы настроить роуминг, обратитесь в техподдержку вашего оператора и попросите подключить вас к Ozon.
2) Автоматическая интеграция с системой Ozon. Документы, переданные через ЭДО на Ozon, автоматически синхронизируются с внутренней системой маркетплейса. Это упрощает процесс обработки документов и делает его быстрее и удобнее. Вам не придется вручную вносить данные из документации на платформу маркетплейса. У некоторых других площадок могут быть задержки или необходимость ручной интеграции.
3) Гибкость в документообороте. Ozon позволяет работать с разными типами документов (акты, счета-фактуры, накладные) и быстро обмениваться ими через ЭДО. На других площадках виды документации для электронной работы могут быть ограничены.
4) Удобно работать селлерам любого масштаба. Ozon предлагает интуитивные инструменты для работы с ЭДО — услуги бухгалтера не понадобятся. С системой справятся новички и небольшие магазины на Ozon. На других платформах ЭДО может быть более сложным: для его настройки понадобится время.
Для каких целей подключить ЭДО на Ozon
Как мы уже говорили ранее, селлер Ozon может использовать ЭДО для автоматизации и ускорения документооборота — то есть чтобы облегчить ведение бизнеса. В таком случае с помощью ЭДО можно подписывать и отправлять различные документы: счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и другие. Это позволит оперативно взаимодействовать с маркетплейсом без необходимости печатать и отправлять документы физически — экономить время и снизить затраты.
ЭДО можно использовать на разных этапах сотрудничества с Ozon: начиная с оформления заказов и заканчивая финальными расчетами. Например, после отправки товара, через ЭДО селлер может передать маркетплейсу товарные накладные и счета. Кроме того, ЭДО помогает вести юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами. В данном случае ЭДО дает возможность безопасно хранить все документы и быстро получать к ним доступ.
Для селлеров на Ozon ЭДО — это не только способ автоматизировать рутину, но и средство избежать ошибок при передаче данных: система уведомляет о статусе каждого документа и позволяет отслеживать, на каком этапе находится процесс.
Как мы уже говорили ранее, селлер Ozon может использовать ЭДО для автоматизации и ускорения документооборота — то есть чтобы облегчить ведение бизнеса. В таком случае с помощью ЭДО можно подписывать и отправлять различные документы: счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и другие. Это позволит оперативно взаимодействовать с маркетплейсом без необходимости печатать и отправлять документы физически — экономить время и снизить затраты.
ЭДО можно использовать на разных этапах сотрудничества с Ozon: начиная с оформления заказов и заканчивая финальными расчетами. Например, после отправки товара, через ЭДО селлер может передать маркетплейсу товарные накладные и счета. Кроме того, ЭДО помогает вести юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами. В данном случае ЭДО дает возможность безопасно хранить все документы и быстро получать к ним доступ.
Для селлеров на Ozon ЭДО — это не только способ автоматизировать рутину, но и средство избежать ошибок при передаче данных: система уведомляет о статусе каждого документа и позволяет отслеживать, на каком этапе находится процесс.
Как подключить ЭДО для Озон: пошаговая инструкция
Подключить электронный документооборот на ozon несложно. Для этого выполните следующие шаги:
- 1Выберите оператора ЭДО.Для начала работы с ЭДО необходимо выбрать оператора, который предоставляет услуги электронного документооборота. Ozon сотрудничает с двумя операторами: СберКорус (Сфера.Курьер) и Контур.Диадок. Если у вас уже есть свой оператор, можете обратиться к нему, чтобы настроить роуминг с одним из операторов Ozon. Услуга может быть платной, поэтому просчитайте, что для вас выгоднее — подключить роуминг или сменить оператора.
- 2Зарегистрируйтесь на платформе оператора.Зарегистрируйтесь на сайте выбранного оператора ЭДО и оформите договор на предоставление услуг. Для регистрации потребуется ввести данные вашей компании: ИНН и другие реквизиты.
- 3Получите электронную подпись (ЭЦП).Для работы с ЭДО вам понадобится электронная подпись (ЭЦП). Обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр для её получения. Выбрать подходящий центр можно из списка Минцифры России. В дальнейшем с помощью ЭЦП будете подписывать все документы в системе.
- 4Интегрируйте ЭДО с личным кабинетом Ozon.После регистрации у оператора и получения ЭЦП подключите ваш аккаунт в ЭДО к личному кабинету Ozon. Для этого войдите в раздел «Документы» и следуйте инструкциям маркетплейса по настройке интеграции с ЭДО.
- 5Проверьте работоспособность ЭДО.Отправьте тестовый документ через ЭДО, чтобы убедиться, что система работает корректно и все документы передаются и подписываются без ошибок.
Электронный документооборот (ЭДО) на Ozon — инструмент, который помогает автоматизировать и ускорять взаимодействие с маркетплейсом. Он позволяет селлерам экономить время и деньги на документообороте, улучшает контроль над статусом документов и обеспечивает их безопасное хранение.
Подключение ЭДО не только упростит обработку заказов и финансовых расчётов, но и повысит общую эффективность вашего бизнеса. Используя ЭДО, вы сможете сосредоточиться на развитии своего магазина, не отвлекаясь на рутинные административные задачи.
Подключение ЭДО не только упростит обработку заказов и финансовых расчётов, но и повысит общую эффективность вашего бизнеса. Используя ЭДО, вы сможете сосредоточиться на развитии своего магазина, не отвлекаясь на рутинные административные задачи.